企业采购系统百科-企业采购系统案例介绍解决方法

企业采购系统百科

企业采购系统是一种用于企业采购管理的信息化系统，旨在帮助企业实现采购流程的自动化、规范化和优化，提高采购效率，降低采购成本，提升企业的整体竞争力。以下将围绕企业采购系统介绍、企业采购系统操作流程、企业采购系统案例介绍解决方法这三个关键词展开详细介绍。

一、企业采购系统介绍

(一)定义与功能

企业采购系统是通过采购申请、采购订货、进料检验、仓库收料、采购退货、购货发票处理、供应商管理、价格及供货信息管理、订单管理，以及质量检验管理等功能综合运用的管理系统，对采购物流和资金流的全部过程进行有效的双向控制和跟踪，实现完善的企业物资供应信息管理。

具体功能如下：

多途径采购功能：可根据计划部门的主生产计划、物料投放需求计划，以及库存缺货而生成的需求;也可满足以销定购的工商业一体化业务需求;还能根据长期购货合同确定定期购货需求以及处理零星的购货需求等。

订单管理：主要记录、跟踪和控制订单执行的情况，包括针对采购合同的执行，控制购货价格、折扣及数量。随时跟踪订单完成情况，控制订单的执行;根据实际补货情况追加执行订单，通过比较订单执行差异，以及通过业务和分析报表反映订单执行情况等。

发票管理：提供增值税专用发票和普通发票管理，并与应付款系统实现发票共享。采购发票与全部业务单据都有联系，与其与采购合同、付款单及预付单据联系紧密。

购货质检管理：为非免检货物提供检仓和送货流程，并根据检验结果确认入库货物，同时提供相关的业务查询报表。

供应商供货管理：以购货价格为中心，完善地记录、控制并管理供应商的供货业务资料，包括对不同供应商、不同物料、不同数量段、不同币别的价格和折扣信息的详细记录，以及业务传递、自动更新及数据分析。同时进行采购最高限价的控制和预警管理。

(二)系统特点

提高采购效率：通过自动化采购流程，减少人工操作和沟通成本，提高采购效率和准确性。例如，系统可以自动生成采购订单、发送采购通知等，避免了手工填写和传递订单的繁琐过程。

降低采购成本：通过对供应商的管理和采购价格的控制，帮助企业获得更优惠的采购价格和条款。系统可以对供应商进行评估和选择，比较不同供应商的价格和服务，从而选择最合适的供应商。

加强供应商管理：建立完善的供应商信息库，对供应商的资质、信誉、交货能力等进行全面评估和管理。系统可以记录供应商的历史交易数据和绩效表现，为供应商的选择和管理提供依据。

实现采购流程的规范化和标准化：明确采购流程的各个环节和责任，规范采购行为，减少采购风险。系统可以设置采购流程的审批环节和权限，确保采购行为的合法性和合规性。

(三)发展历程

随着信息技术的不断发展，企业采购系统也经历了从简单到复杂、从单一功能到多功能集成的发展历程。早期的采购系统主要是用于记录采购订单和供应商信息，随着企业对采购管理的要求不断提高，采购系统逐渐集成了采购申请、采购审批、采购合同管理、库存管理等功能。近年来，随着云计算、大数据、人工智能等技术的发展，企业采购系统也在不断创新和升级，如出现了基于云计算的采购系统、智能化采购系统等。

二、企业采购系统操作流程

(一)需求识别与采购申请

企业内部各部门根据自身的生产、运营需求，确定需要采购的物品或服务，并填写采购申请单。采购申请单应包括采购物品的名称、规格、数量、需求时间、预算等信息。采购申请单提交后，系统会自动根据预设的审批流程，将申请单发送给相关的审批人员进行审批。审批人员根据企业的采购政策和预算情况，对采购申请进行审核和批准。如果采购申请被批准，系统会将申请单流转到采购部门;如果采购申请被驳回，系统会将申请单退回给申请人，并说明驳回原因。

(二)供应商选择与评估

采购部门收到批准的采购申请后，开始进行供应商的选择和评估。首先，采购人员可以通过系统中的供应商信息库，查找符合采购需求的供应商。系统会根据供应商的资质、信誉、交货能力、价格等因素，对供应商进行筛选和排序。采购人员可以进一步查看供应商的详细信息，如供应商的历史交易记录、绩效评价等，以便做出更准确的选择。在选择供应商后，采购人员需要对供应商进行评估。评估内容包括供应商的价格、质量、交货期、售后服务等方面。系统会根据预设的评估指标和权重，自动计算供应商的评估得分，并生成评估报告。采购人员可以根据评估报告，与供应商进行谈判和协商，确定最终的供应商和采购条款。

(三)采购订单生成与下达

在确定供应商和采购条款后，采购人员可以通过系统生成采购订单。采购订单应包括采购物品的名称、规格、数量、价格、交货期、交货地点、付款方式等信息。采购订单生成后，系统会自动根据预设的审批流程，将订单发送给相关的审批人员进行审批。审批人员对采购订单进行审核和批准后，系统会将采购订单发送给供应商。供应商收到采购订单后，需要对订单进行确认和回复。如果供应商确认接受订单，系统会将订单状态更新为 “已确认”;如果供应商拒绝接受订单，系统会将订单状态更新为 “已拒绝”，并通知采购人员重新选择供应商或协商采购条款。

(四)订单跟踪与物流管理

在采购订单下达后，采购人员可以通过系统对订单的执行情况进行跟踪。系统会实时更新订单的状态，如 “已发货”“运输中”“已到货” 等。采购人员可以查看订单的物流信息，如运输方式、运输路线、预计到达时间等，以便及时安排收货和验收工作。当货物到达企业后，仓库管理人员会根据采购订单和送货单，对货物进行验收。验收内容包括货物的数量、质量、规格等方面。如果货物验收合格，仓库管理人员会将货物入库，并在系统中更新库存信息;如果货物验收不合格，仓库管理人员会将货物退回给供应商，并在系统中记录退货原因。

(五)发票管理与付款

在货物验收合格后，供应商会开具发票并发送给企业。采购人员可以通过系统对发票进行管理，包括发票的录入、审核、报销等环节。系统会自动将发票信息与采购订单和入库单进行匹配，确保发票的准确性和合法性。在发票审核通过后，财务人员会根据企业的付款政策和资金情况，安排付款。系统会记录付款的时间、金额、方式等信息，并自动更新应付账款的余额。

三、企业采购系统案例介绍解决方法

(一)案例背景

某大型制造企业在采购管理方面面临着诸多挑战。由于采购流程繁琐，人工操作较多，导致采购效率低下，采购周期长。同时，由于缺乏对供应商的有效管理，采购价格较高，采购质量也难以保证。此外，企业的采购数据分散在各个部门，缺乏统一的管理和分析，无法为企业的采购决策提供有效的支持。为了解决这些问题，该企业决定引入企业采购系统。

(二)解决方案

优化采购流程：企业采购系统提供了采购流程的定制化功能，该企业根据自身的业务需求，对采购流程进行了优化和简化。例如，将采购申请、审批、订单生成、订单跟踪等环节集成在一个系统中，实现了采购流程的自动化和信息化。同时，系统还设置了采购流程的审批环节和权限，确保采购行为的合法性和合规性。

加强供应商管理：企业采购系统建立了完善的供应商信息库，对供应商的资质、信誉、交货能力、价格等进行全面评估和管理。系统可以自动对供应商进行筛选和排序，帮助采购人员选择最合适的供应商。同时，系统还可以记录供应商的历史交易数据和绩效表现，为供应商的评估和管理提供依据。

实现采购数据的集中管理和分析：企业采购系统将采购数据集中存储在一个数据库中，实现了采购数据的统一管理和共享。系统提供了丰富的数据分析功能，如采购成本分析、供应商绩效分析、采购趋势分析等，为企业的采购决策提供了有力的支持。

(三)实施效果

提高采购效率：通过优化采购流程和实现采购流程的自动化，该企业的采购效率得到了显著提高。采购周期从原来的平均 15 天缩短到了 5 天，大大提高了企业的生产效率。

降低采购成本：通过加强供应商管理和对采购价格的控制，该企业的采购成本得到了有效降低。采购价格平均降低了 10%，每年为企业节省了大量的采购费用。

提升采购质量：通过对供应商的评估和管理，以及对采购过程的质量控制，该企业的采购质量得到了明显提升。采购产品的合格率从原来的 90% 提高到了 98%，减少了因产品质量问题导致的生产延误和成本增加。

为采购决策提供有力支持：通过实现采购数据的集中管理和分析，该企业的采购决策更加科学和准确。采购部门可以根据数据分析结果，及时调整采购策略，优化采购流程，提高企业的采购管理水平。