企业采购系统百科

　　企业采购系统

 

　　企业采购系统是一种通过采购申请、采购订货、进料检验、仓库收料、采购退货、购货发票处理、供应商管理、价格及供货信息管理、订单管理以及质量检验管理等功能综合运用的管理系统，对采购物流和资金流的全部过程进行有效的双向控制和跟踪，实现完善的企业物资供应信息管理。以下将围绕其功能特点、操作流程和典型案例进行详细介绍。

 

　　一、功能特点

 

　　多途径采购功能

 

　　企业采购业务的需求来源多样，有计划部门的主生产计划、物料投放需求计划，以及库存缺货生成的需求;有为满足以销定购的工商业一体化业务需求;有根据长期购货合同确定的定期购货需求;还有零星的购货需求等。采购管理系统提供根据计划、销售、仓库及采购自身需要等多途径采购功能，以满足企业不同的采购场景需求。

 

　　订单管理

 

　　采购订单是物资在采购业务中流动的起点，它通过采购申请获取来自生产和销售等系统的信息，将供应链整体的信息有机地联系起来。订单管理主要记录、跟踪和控制订单执行的情况，包括针对采购合同的执行，控制购货价格、折扣及数量。随时跟踪订单完成情况，控制订单的执行;根据实际补货情况追加执行订单，通过比较订单执行差异，以及通过业务和分析报表反映订单执行情况等。若企业有集团内部的购销业务，还包括集团内部购货或调拨订单的执行情况。

 

　　发票管理

 

　　采购发票具有业务和财务双重性质，发票的业务处理和控制是企业采购业务中的一个重要环节。采购发票与全部业务单据都有联系，尤其与采购合同、付款单及预付单据联系紧密。采购管理系统提供增值税专用发票和普通发票管理，并与应付款系统实现发票共享。

 

　　购货质检管理

 

　　工业系统提供比较全面的质量检验管理，包括购货检验、完工检验和库存抽检3种质量检验业务。在采购管理系统中，为非免检货物提供检仓和送货流程，并根据检验结果确认入库货物，同时提供相关的业务查询报表。

 

　　供应商供货管理

 

　　供应商供货信息管理以购货价格为中心，完善地记录、控制并管理供应商的供货业务资料，包括对不同供应商、不同物料、不同数量段、不同币别的价格和折扣信息的详细记录，以及业务传递、自动更新及数据分析。同时进行采购最高限价的控制和预警管理，是采购管理系统乃至整个供应链体系中重要的综合数据处理中心之一。

 

　　二、操作流程

 

　　需求识别与采购申请

 

　　这是采购流程的第一步，由相关部门根据企业实际需求详细描述所需商品或服务的规格、数量和时间要求等，然后正式提交采购申请，作为采购流程的启动文件。此步骤确保企业的实际需求能被准确记录和传达，完善的采购管理制度及流程可保证需求识别的准确性和及时性，避免后续环节出现不必要的延误和错误。

 

　　供应商评估与选择

 

　　采购团队需通过市场调研、供应商背景调查和历史表现评估等方式，选择最能满足企业需求的供应商。在这个过程中，采购管理制度及操作流程会提供标准化的评估指标和方法，确保选择过程公平、透明。关键评估标准包括价格、质量、交货时间、供应商的财务稳定性和诚信度等。通过严格的供应商评估，企业可以建立可靠的供应商库，保障供应链的稳定性和高效性。

 

　　采购订单与合同管理

 

　　选定供应商后，发出采购订单并进行合同管理。采购订单是对采购需求的正式确认，详细列出商品或服务的规格、数量、价格和交货日期等信息。合同管理则确保采购行为的合法性和双方权益的保障，完善的采购管理制度及流程有助于企业在这一环节避免合同纠纷，确保采购订单顺利执行。合同管理还涵盖合同条款的谈判和签署，以及对合同履行情况的监控和管理。

 

　　订单跟踪

 

　　在发出采购订单后，企业需要对订单的执行情况进行跟踪，确保供应商按时、按质、按量交货。通过与供应商保持密切沟通，及时了解订单的生产进度和运输情况，如有问题可及时协调解决，以避免影响企业的正常生产运营。

 

　　收货和验收

 

　　收到供应商交付的商品或服务后，企业要进行严格的收货和验收工作。检查交付的商品或服务是否符合采购订单的要求，包括规格、质量、数量等方面。对于不符合要求的商品，应及时与供应商沟通协商解决，如退货、换货或要求供应商进行整改等。验收合格后，方可办理入库手续。

 

　　付款

 

　　根据采购订单和发票进行付款，完成采购流程。企业应建立规范的付款流程，确保付款的准确性和及时性，同时要注意控制付款风险，如避免重复付款、防范欺诈等。付款方式可以根据企业与供应商的协商和实际情况选择，如现金、支票、电汇等。

 

　　三、案例介绍

 

　　案例背景

 

　　某大型制造企业在采购管理方面面临诸多挑战，如采购流程繁琐、供应商管理不规范、采购成本较高等。为了解决这些问题，企业决定引入一套先进的企业采购系统。

 

　　实施过程

 

　　首先，企业对自身的采购业务进行了全面梳理，明确了各个环节的需求和流程。然后，通过市场调研和对比，选择了一款适合企业的采购系统。在系统实施过程中，企业对员工进行了培训，使其熟悉系统的操作和使用。同时，企业还与供应商进行了沟通，确保供应商能够配合系统的运行。

 

　　应用效果

 

　　采购系统上线后，该企业的采购效率得到了显著提升。采购流程从原来的平均10个工作日缩短到了5个工作日，大大提高了采购的及时性。通过对供应商的集中管理和评估，企业选择了更优质的供应商，采购成本降低了15%。此外，系统还实现了采购数据的实时监控和分析，为企业的决策提供了有力支持。

 

　　四、常见问题解答

 

　　企业采购系统有哪些?

 

　　常见的企业采购系统包括ERP系统中的采购模块，如SAP ERP、Oracle ERP等，它们功能强大，能与企业其他业务模块深度集成;专业的采购管理系统，如大企汇，提供采购管理软件工具、供应商市场资源和供应链全流程数字化生态服务综合解决方案;还有一些行业特定的采购系统，如建筑行业的筑集采等，针对行业特点进行了定制化开发。

 

　　企业采购系统算什么费用?

 

　　企业采购系统的费用通常包括软件购买费用(如果是买断式)或软件租赁费用(如果是SaaS模式)、实施费用、培训费用、维护和升级费用等。这些费用在会计核算上一般可以根据具体情况计入管理费用、无形资产(如果符合资本化条件)等科目。

 

　　企业采购系统产品经理的痛点有哪些?

 

　　企业采购系统产品经理可能面临以下痛点：需求复杂多样且不断变化，难以准确把握和平衡各部门的需求;与供应商、内部各部门之间的沟通协调难度大，容易出现信息不一致和误解;系统的性能和稳定性要求高，一旦出现问题可能影响企业的正常采购业务;要不断跟上技术发展和行业趋势，对系统进行优化和创新，压力较大。

 

　　企业采购系统英文是什么?

 

　　企业采购系统的英文表述通常是“Enterprise Procurement System”或“Enterprise Purchasing System”。

 

　　企业采购系统和企业绩效的因果关系图是怎样的?

 

　　企业采购系统与企业绩效的因果关系图可以从多个方面构建。例如，采购系统的高效性(如采购流程的优化、采购周期的缩短)会导致采购成本降低，进而影响企业的成本控制绩效;采购系统对供应商的有效管理(如供应商的选择、评估和合作关系维护)会影响采购物资的质量，而物资质量又会影响产品质量，最终影响企业的市场绩效和客户满意度等;采购系统的信息化和数据分析能力可以为企业决策提供支持，帮助企业更好地把握市场机会，从而提升企业的整体绩效。

 

　　企业采购系统可以要求履约保证金吗?

 

　　企业采购系统本身并不直接要求履约保证金，但是在企业通过采购系统进行采购活动时，根据采购合同的约定和实际情况，企业可以要求供应商提供履约保证金。履约保证金是为了确保供应商能够按照合同约定履行义务，如按时交货、保证货物质量等。如果供应商未能履行合同义务，企业可以根据合同规定扣除相应的履约保证金作为补偿。